DevonThink 3 Evaluierung

1 DevonThink unterstützt Wiederverwendbarkeit

„Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen.“ Mit diesem Zitat von John Naisbitt beginnt Michael Malzahn sein „DevonThink 3 Arbeitsbuch“. Die digitale Datenflut stürzt aus vielfältigen Quellen auf uns ein und überflutet unsere Endgeräte. Dabei stehen wir vor der unlösbar erscheinende Aufgabe, einen Nutzen aus all diesen Informationstücken zu ziehen.
Mit meinem Open Source Projekt „live-scripting“ propagiere ich die gleichzeitige Erstellung von Dokumentation bei der Bearbeitung von IT-Problemen. Der Nutzen entsteht aber erst, wenn diese Lösungen wiederverwendet werden können. Entscheidend dabei ist das schnelle Auffinden von ähnlichen Lösungen für ein aktuelles Problem.
Der heilige Gral der Suche über große Dokumentmengen ist die Volltextindizierung die z.B. in Serveranwendung wie Solr oder Elasticsearch implementiert ist. Auf meinem Macbook macht die Spotlight Suche einen guten Job. Nun möchte ich einen Schritt weiter gehen und habe mir dazu das Programm DevonThink angesehen. Mein Erfahrungen fasse ich in diesem Artikel zusammen.

2021-01-25_15-28-42_2021-01-24_12-53-17_2021-01-24_00-29-57.pngFigure 1: Übersicht einer Suche in DevonThink.

1.1 Die Suche in DevonThink ist schnell und mächtig

DevonThink ist im Wesentlichen ein Programm, das große Dateimengen Volltext-indiziert und durchsuchbar macht, und zusätzlich eine robuste Synchronisation und Verschlüsselung liefert. Es ist für MacOS und iOS verfügbar.
Das Programm ist sehr komplex und es hat mich fast eine Woche Zeit gekostet, um die wichtigsten Aspekte auszuloten.
DevonThink ist ein sehr mächtiges Programm. Seine Stärken liegen in der Indizierung und in dem Suchen von Dateien. Das geht tatsächlich mit einer Geschwindigkeit, die ich vorher noch nie erlebt hatte. Der Suchausdruck lässt sich sehr flexibel gestalten, und der Suchraum kann individuell eingeschränkt oder erweitert werden. Die Ergebnisse werden markiert und hervorgehoben und in einer Vorschau angezeigt. Dadurch kann man sehr schnell einen Überblick darüber bekommen, wo der gesuchte Ausdruck auftaucht.
Diverse Inspektoren, die zum Teil künstliche Intelligenz benutzen, geben einen noch genaueren Einblick in die untersuchte Datei. DevonThink spielt seine Stärken bei Dateiformaten wie PDF, oder Text-basierte Dateien aus. Diese können direkt im Vorschaufenster annotiert oder verändert werden. Oft ist es aber besser, ein spezialisiertes Programm zu starten, was auch direkt aus DevonThink möglich ist. Leider scheinen IT-Spezialisten keine Zielgruppe für DevonThink zu sein. So wird keine Syntax-Hervorhebung unterstützt und häufig in Programmen vorkommende Sonderzeichen sind keine gültigen Suchzeichen. Es bleibt der Griff zu find und egrep in der Konsole weiterhin öfters notwendig.

1.2 DevonThink enthält einen soliden Synchronisationsmechanismus

Ein weiterer wichtiger Bereich von DevonThink ist die Synchronisierung im lokalen Netz oder in die Cloud. Dabei können die Synchronisationsziele verschlüsselt werden, was eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erzeugt. Zudem können DevonThink Datenbanken sehr flexible zu mehreren Zielen synchronisiert werden. Durch diese Merkmale können auch Cloud-Anbieter benutzt werden, zu denen man nur ein eingeschränktes Vertrauen hat. Obwohl ich die Synchronisation selber nicht getestet habe, wird sie in vielen Berichten gelobt und scheint sehr robust zu sein.
Besonders spannend ist die Synchronisation zu iOS Geräten, das macht aber im Moment nicht besonders viel Sinn weil die iOS Version, DevonThink-To-Go 2.7 nur einen eingeschränkten Funktionsumfang hat und in diversen Foren und Berichten kritisiert wird. Es ist eine verbesserte Nachfolgeversion angekündigt, aber leider werden weder die Merkmale noch ein Erscheinungstermin bekannt gegeben.

1.3 Kein Programm aus einem Guss

Obwohl das grafische Interface von DevonThink modernisiert wurde, erinnert es in Teilen immer noch sehr stark an alte Macintosh Programme mit diversen frei herumfliegenden Fenstern. DevonThink ist kein Programm aus einem Guss. Um den Funktionsumfang auszunutzen, muss man sehr tiefe Kenntnisse haben, und sehr viel konfigurieren und zum Teil auch Skripte programmieren. So wurde z.B. die E-Mail Integration in der Version 3 verbessert, dennoch muss man mit Apple-Skripten im E-Mail-Programm herumfummeln, um eine kontinuierliche Aktualisierung zu erreichen. Auch die Stabilität ist nicht so, wie man es sich von einem modernen Desktop Programm wünscht. Es ist in meiner Testphase mehrfach abgestürzt oder hängenbeblieben.

1.4 Offene Formate sichern die Zukunft der Daten

Sehr gut hat mir die Offenheit des Programms gefallen. Alle Dateien werden in Datenbanken abgelegt, die direkt über das Dateisystem erreichbar sind. DevonThink benutzt ausschließlich offene Dateiformate. Mit Hilfe der Indizierung kann man auch Dateibäume im Dateisystem durchsuchen, ohne dass man die Dateien importieren müsste.
Es gibt ein umfangreiches Handbuch, dass die wichtigsten Aspekte des Programms erklärt. Für die konkrete Konfiguration reicht das aber oft nicht aus, so dass das gut gepflegte und moderierte Forum von DevonThink öfters konsultiert werden muss. Von anderen Autoren gibt es relativ wenig Literatur.

1.5 Meine private FAQ

In der folgenden Liste habe ich die Fragen zusammengefasst, die während der Evaluierung aufgetaucht sind und für mich Relevanz hatten.

1.5.1 Suche

Kann ich Groß- und Kleinschreibung in der Suche verwenden?
Das scheint nicht zu gehen. Es ist wohl eine Optimierung um den Speicherfußabdruck der Anwendung nicht zu groß werden zu lassen. Innerhalb von PDF-Dokumenten kann man das aber auswählen.
Kann ich Gruppen aus der Suche ausschließen?
Das geht nicht über den erweiterten Suchdialog. Man kann aber in der linken Seitenleiste die Gruppen markieren, in denen gesucht werden soll.

1.5.2 Importieren

Können gesamte Dateibäume importiert werden?
Ja, das geht sehr gut mit Drag & Drop. Die Dateien werden in die Datenbank kopiert und können dann synchronisiert werden.
Kann ich Dateien aus der Datenbanken mit externen Programmen bearbeiten?
Ja, das geht gut, z.B. mit Word-Dateien. Es ist wohl aber problematische bei Programmen, die auf den Dateisystem arbeiten, wie z.B. Emacs oder Git.

1.5.3 Indizieren

Kann ich Wechselmedien indizieren und darin suchen?
Ja das geht, für Bilder und PDF Dateien werden Thumbnails angelegt. Wenn das Medium ausgeworfen wird funktioniert die Suche immer noch. Im Index ist scheinbar der Text vorhanden, aber die Texte können nicht angezeigt werden, wenn das Medium ausgeworfen wurde.
Werden indizierte Dateien im Dateisystem gelöscht?
Ja, das passiert, wenn sie in DevonThink in den Papierkorb gelegt werden und der Papierkorb geleert wird. Ein Auswahldialog ermöglicht es nur die Objekte innerhalb der Datenbank zu löschen.
Wie eng sind indizierte Dateien mit dem Dateisystem verbunden?
Sehr eng, Änderungen in der Datei werden in DT sofort angezeigt, auch wenn sie geöffnet sind. Sie werden sofort neu indiziert. Neue Dateien werden sofort erkannt und gelöschte Dateien verschwinden aus der Ansicht.

1.5.4 Apple Notes

Wie kann ich Apple Notes importieren?
Das geht einfach über den Importdialog. Es werden alle Notizen und Anhänge nach DevonThink kopiert. Dabei geht die Formatierung kaputt. Bilder und PDFs innerhalb von Notizen werden in DevonThink nicht angezeigt. Alle Anhänge sind aber als einzelne Dateien vorhanden.
Kann ich die Apple-Notes-Integration brauchen?
die Integration ist eher nicht brauchbar. Die Notizen gehen kaputt und selbst die Suche ist innerhalb von Apple Notes besser.

1.5.5 eMail

Wie kann ich E-Mails integrieren?
Es gibt drei Möglichkeiten um E-Mails zu integrieren. Die einfachste ist über die Seitenleiste und der Importeinstellung (Icon). Es werden dann alle Konten in Apple Mail angezeigt. Man kann einzelne Ordner auswählen, oder das gesamte Konto. Ich konnte den Import leider nicht abschließend testen, weil die Evaluierungslizenz das nicht zuließ.
Kann ich von externen Programmen auf Emails verweisen?
Das geht mit „Verweis kopieren“ aus dem Kontext-Menü. Die Verweise sind klickbar und können in RTF-Dokumente und Notizen eingefügt werden. Sie können auch in Orgmode Dateien eingefügt werden. Dazu brauchte ich aber eine Anpassung in der .spacemacs Datei. Der Export dieser Links zu HTML klappte leider nicht. Es funktioniert aber im Prinzip. Ich müsste dafür ein Modul finden oder schreiben.
Werden die E-Mai~l-Archive aktualisiert?
Dies geschieht nicht automatisch. Man muss pro Mail-Account in der Seitenleiste->Importansicht zuerst aktualisieren und dann archivieren. Man kann das wohl mit Skripten automatisieren. In meinen Tests funktioniert der Prozess nicht zuverlässig. Ich habe zwischen zwei Accounts eine Mail verschickt. Ich musste mehrfach aktualisieren. DevonThink hat dann die Mailboxen „Gesendet“ und „Empfangen“ verwechselt.
Wie lange dauert der tägliche Import der Mails?
Wenn das Apple-Mail Skript verwendet wird kann es sehr lange dauern. Mit dem DevonThink Mail-Plug-In geht es wesentlich schneller.
Wie erkenne ich, das das Mail Plug-In installiert ist?
In Menü von Apple-Mails existiert der Eintrag Menu->E-Mail->“Zu DevonThink 3 hinzufügen“. Dazu muss es zunächst über DevonThink->“Zusätzliche Module installieren“ installiert werden und dann im Mail aktiviert werden (Mail->Einstellungen->Allgemein->Plug-Ins Verwalten).
Wie kann man die E-Mail-Archivierung automatisieren?
Das ist leider kompliziert. Zuerst werden alle Emails über Seitenleiste->Import archiviert. Dann wird in Mail eine Regel erstellt. (Einstellungen->Regeln). Als Bedingung wählt man z.B. Empfangen oder Gesendet vor weniger als 7 Tagen. Als Aktion wählt man „Apple Script ausführen“. Dann kopiert man das Skript „Mail Rule – File messages & attachments hierarchically“ in ein neues Script und editiert dort die Zieldatenbank aus DT3. Anschließend werden alle neuen Emails automatisch archiviert. Das Skript verarbeitet bei mir leider keine gesendeten Mails.

1.5.6 Webseiten laden

Lassen sich ganze Webseiten laden (Crawler)?
Ja, das Tool liefert allerdings nicht unbedingt befriedigende Ergebnisse. Besonders bei dynamischen Webseiten. Meine lokalen statischen Website (orgweb) importiere ich besser direkte von der Webroot per Drag and Drop über das Dateisystem. Das Resultat ist sehr gut. Die Navigation und Suche innerhalb des integrierten Browsers funktioniert sehr gut.

1.5.7 Kontakte

Lassen sich Kontakte importiert?
Ja das geht recht gut. Z.B als vcard. Leider enthält die Karte keine Bilder und die Notizensektion eines Kontaktes wird nicht mitübertragen.
Sollte ich Kontakte importieren?
Vielleicht, um Personen schnell zu finden. Es ersetzt aber nicht die Kontakte App.
Sind die Links in den vcards aktiv?
Ja, man kann per Klick eine Email starten, eine Nachricht senden oder eine Facetime-Anruf beginnen.

1.5.8 Allgemein

Kann man einen Item-Link auf einen Seite in Word erstellen?
Das soll angeblich gehen, funktioniert im einem Schnelltest aber nicht. Obwohl der Item-Link als Parameter „line=200“ enthält wird das Dokument am Anfang geöffnet. Außerdem wird nur ein schmaler Ausschnitt vom Dokument gezeigt, auch wenn man rein zoomt, genau wie bei der Apple Vorschau. Word ist kein Erster-Klasse-Bürger in DevonThink.
Kann man einen Item-Link auf eine PDF-Seite erstellen?
Ja, das funktioniert sehr gut. Ein Link wird aus dem Kontextmenü mit „Verweis auf Seite“ erstellt. Das Dokument wird an dieser Seite dann geöffnet.
Kann man einen Item-Link auf ein RTF Absatz erstellen?
Ja, das funktioniert sehr gut. Das Dokument wird an der entsprechenden Stelle geöffnet und der Absatz wird markiert.
Wie stabil ist DevonThink?
Nicht super stabil. Beim Annotieren eines PDFs ist es abgestürzt. Die linke Seitenleiste hat Probleme mit der Aktualisierung der Ansicht, z.B. beim Löschen oder Erstellen von Gruppen. Beim Anzeigen von Webarchiven ist es mehrfach hängen geblieben.
Kann man die Schrift vergrößern?
Ja, es gibt in den Einstellungen „Textgrößen für Darstellung“ und „Textgröße für Seitenleiste“. Leider ist das nicht konsistent. Z.B. werden Menüs im erweiterten Suchdialog nicht skaliert und sind auf einem hochauflösenden Bildschirm kaum lesbar.
Kann man Registerreiter (Tabs )verwenden?
Das geht nur für Dokumente. Mit Daten->Öffnen in Tabs + ALT-Taste (Modifiyer Key) werden selektierte Dokumente in mehreren Tabs geöffnet. Man kann aber auch Tabs hinzufügen, das ausgewählte Dokument wird dann im aktiven Tab geöffnet. Man mehrere DevonThink Hauptfenster starten, die können aber nicht in Tabs angeordnet werden.

1.6 Fazit

DevonThink ist ein mächtiges Programm mit Ecken und Kanten, das das Recherchieren in einem großen Suchraum sehr erleichtert, aber auch viel Zeit für die Konfiguration, Gestaltung des eignen Workflows und die Lösung individueller Probleme in Anspruch nehmen kann.

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